受発注業務の効率化完全ガイド！業務自動化を徹底攻略【2025年最新】

受発注業務の効率化は、企業の利益率と競争力を大きく左右する経営の要です。

とくに2025年現在、デジタル技術の進化や労働人口の減少に伴い、従来のアナログな手法からの脱却は推奨から必須へと変わりつつあります。

しかし、いざ効率化に取り組もうとしても、

• 「何から手をつければいいのか」
• 「自社の業種に合った方法は何か」

と、迷われる担当者様も少なくありません。

本記事では、製造・小売・物流はもちろん、ITや建設といったサービス業の視点も交え、受発注業務の基礎から最新の自動化ツール、失敗しない導入手順までを網羅的に解説します。

受発注業務とは？

受発注業務とは、企業活動において必要な商品やサービスを注文する「発注」と、顧客からの注文を受ける「受注」の総称です。

これらは企業の売上とコストに直結する重要なプロセスであり、単にモノを右から左へ流す作業ではありません。

製造業や小売業における物理的な商品のやり取りはもちろんのこと、ITシステム開発や建設工事における、

• 協力会社への業務委託
• エンジニアの技術提供

といった形のないサービスの取引もここに含まれます。正確かつ迅速な処理が求められる一方で、多くの企業が課題を抱えている領域でもあります。

そもそも、自社の受発注業務の課題の全貌がうまくつかめない、とお悩みの方も多いでしょう。

多くの現場では、忙しいのが当たり前になりすぎて、非効率な部分が埋もれてしまっているケースが散見されます。

それでは、具体的な課題について詳しく掘り下げていきましょう。

受発注業務の基本的な流れ

受発注業務は、一般的に以下のサイクルで回っています。業種によって多少の前後はありますが、基本フローを理解することが効率化の第一歩です。

1. 見積依頼・回答：発注側が仕様や数量を提示し、受注側が金額と納期を回答します。
2. 発注（注文）：条件が合致すれば、発注書（注文書）を発行します。
3. 受注確認・手配：注文を受け付け、在庫の引当や生産手配、エンジニアのアサインなどを行います。
4. 請書発行：注文を受けたことを証明する書類を発行します（省略される場合もあります）。
5. 納品・検収：商品や成果物を納め、発注側が内容を確認（検収）します。
6. 請求・支払：請求書を発行し、期日までに入金処理を行います。

受発注業務でよくある5つの課題

現場担当者を最も悩ませているのが、以下の5つの課題です。

①人為的ミス（入力ミス、転記ミス、確認漏れ）

電話で聞いた数量を聞き間違える、FAXの文字が潰れていて誤入力する、Excel（エクセル）への転記時に桁を間違えるといったミスです。

これらは誤出荷やクレームに直結し、そのリカバリー対応でさらに時間を浪費する悪循環を生みます。

②業務の属人化・ブラックボックス化

「この取引先の特殊な掛け率はAさんしか知らない」「あの資材の発注タイミングはベテランの勘に頼っている」といった状態です。

担当者が休むと業務が止まるリスクがあり、新人への引継ぎにも膨大な時間がかかります。

③情報連携の遅延・リアルタイム性の欠如

営業担当が外出先から在庫状況を確認できず、持ち帰って確認した頃には在庫切れになっているケースです。

また、発注情報が経理システムに反映されるのにタイムラグがあり、経営数値の把握が遅れることも課題です。

④関連システムとの連携不足

受注システム、在庫管理システム、会計システムがバラバラで、同じデータを何度も入力し直している状態です。

二重入力は手間の増加だけでなく、データ不整合の原因になります。

⑤紙・FAX・電話依存による非効率

2025年になっても、業界によってはFAXや電話が主流です。

紙の保管コスト、通信費、そして何より「オフィスに行かないと仕事ができない」という場所の制約が、テレワークなどの柔軟な働き方を阻害しています。

【発注・受注別】受発注業務を効率化するメリット

受発注業務の効率化は、単なる残業時間の削減以上の価値を企業にもたらします。発注側と受注側、それぞれの視点でどのようなメリットがあるのでしょうか。

このセクションでは、受発注業務を効率化するメリットについて解説します。

発注業務を効率化する5つのメリット

発注業務（仕入れや外注）をシステム化・効率化することで得られるメリットは以下の通りです。

調達コストの削減

発注データを分析し、ボリュームディスカウントの交渉や適正価格の把握が容易になります。

在庫の適正化

必要なタイミングで必要な量を自動算出・発注することで、過剰在庫や欠品を防ぎます。

発注ミスの防止

型番間違いや数量桁違いなどのヒューマンエラーをシステムチェックで未然に防ぎます。

コンプライアンス強化

取適法（中小受託取引適正化法）に対応した発注書の自動発行や、承認フローのシステム化により、不正発注や法対応漏れを防ぎます。

※下請法（下請代金支払遅延等防止法）は、2026年1月1日から取適法（中小受託取引適正化法）に改正・名称変更されます。

リードタイムの短縮

FAXや郵送のタイムラグをなくし、即座に相手先に注文情報を届けることで、納品までの時間を短縮できます。

受注業務を効率化する5つのメリット

受注業務（販売）の効率化は、顧客満足度と売上に直結します。

受注処理時間の短縮

Web受注などの導入により、入力作業を顧客に行ってもらうことで、社内の処理時間を劇的に減らせます。

在庫管理の最適化

受注と同時に在庫が自動で引き当てられるため、売り越し（在庫がないのに売ってしまうこと）を防げます。

顧客満足度の向上

24時間365日の注文受付が可能になり、顧客の利便性が向上します。また、納期回答のスピードアップも信頼獲得につながります。

納期遅延の防止

受注から出荷指示までのラグをなくし、配送手配をスムーズに行うことで、確実な納期遵守を実現します。

人的リソースの最適配分

入力作業に使っていた時間を、顧客への提案やフォローといった付加価値の高い業務にシフトできます。

受発注業務を効率化する7つの方法

では、具体的にどのような方法で効率化を進めればよいのでしょうか。

アナログな改善から最新テクノロジーの活用まで、7つの具体的なアイデアを解説します。

①業務フローの見直しと標準化

システムを入れる前に、まず不要な業務をやめることが重要です。

念のためのコピー保存や、慣習的な二重チェックなどを見直し、誰がやっても同じ結果になるようマニュアル化（標準化）します。

②受発注システム・ツールの導入

専用のWeb受発注システム（BtoB EC）を導入します。電話やFAXで行っていたやり取りをWeb画面上に置き換えることで、データ入力の手間を双方からなくします。

③受注の自動化・RPA活用

どうしてもFAXやメールで注文が来る場合、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI-OCRを活用します。

紙の注文書をスキャンして自動でテキストデータ化し、基幹システムへ自動入力させることが可能です。

④既存システムとの連携強化

API連携などを活用し、受注システムと在庫管理、会計、配送システムをつなぎます。データが自動で流れるパイプラインを作ることで、転記作業を全廃します。

⑤EDI（電子データ交換）の導入

特定の取引先と大量の取引がある場合、専用回線やインターネット回線を通じてデータを直接交換するEDIが有効です。

流通BMSなどの標準規格を用いることで、チェーンストアなどとの取引がスムーズになります。

⑥BPO（業務アウトソーシング）の活用

入力業務やコールセンター業務そのものを外部の専門企業に委託します。

繁忙期の変動費化が可能になり、社内リソースをコア業務に集中させることができます。

⑦ペーパーレス化・電子化の推進

注文書、納品書、請求書のすべてをPDFや電子データでやり取りします。

電子帳簿保存法への対応も同時に進められ、印紙税の削減や保管スペースの削減にもつながります。

【業種別】受発注業務効率化のポイント

受発注の悩みは業種によって千差万別です。

ここでは主要6業種に特化した課題と解決策、おすすめのツールを紹介します。

製造業における受発注業務の効率化

製造業では、部品点数が膨大で、かつ設計変更（図面変更）が頻繁に発生するのが特徴です。

課題

多品種小ロット対応、BOM（部品表）と連動した発注、納期管理の厳密さ

効率化のポイント

• 生産計画との連携
  MRP（所要量計算）システムと連動し、生産計画から必要な資材を自動計算して発注する
• 図面・仕様書の共有
  発注データに最新の図面データを紐づけてサプライヤーと共有し、加工ミスを防ぐ

卸売業における受発注業務の効率化

卸売業は、メーカーと小売の中間に位置し、大量の取引先と多種多様な商品を扱います。

課題

取引先ごとの「掛け率」や「単価」の違い、複数倉庫の在庫管理

効率化のポイント

• 取引先別の価格管理
  ログインした顧客ごとに、契約単価を自動表示させるWebカタログを導入する
• 多拠点在庫の一元管理
  どこの倉庫から出荷するのが最短・最安かを自動判断するロジックを組む

小売業における受発注業務の効率化

多店舗展開する小売業では、本部一括発注と店舗個別の発注のバランスが重要です。

課題

店舗ごとの発注精度のバラつき、季節変動への対応、本部への発注集計の手間

効率化のポイント

• 売上データに基づく自動発注
  POSデータと連動し、在庫が一定数を切ったら自動発注する仕組み（自動補充）
• 店舗間在庫の最適配分
  売れていない店舗から売れている店舗への在庫移動指示をシステム化する

飲食業における受発注業務の効率化

鮮度が命の飲食業では、深夜や早朝の発注作業が現場の負担になっています。

課題

日次発注の負担、食材の賞味期限管理、手書き発注による誤発注

効率化のポイント

• モバイル発注システムの活用
  厨房からスマホ片手に冷蔵庫を見ながら発注できるようにする
• 食材ロスの削減
  過去の売上予測に基づいた発注推奨数を表示し、過剰発注を防ぐ

物流業における受発注業務の効率化

物流業（倉庫・運送）にとっての受発注は、荷主からの「出荷指示」や協力会社への「配車依頼」を指します。

課題

リアルタイムな在庫把握、配送ルートの最適化、再配達や変更への対応

効率化のポイント

• WMS（倉庫管理システム）との連携
  受注データが即座にWMSに飛び、ピッキング指示が出る仕組みを作る
• 荷主との情報共有
  荷主がWeb上でいつでも在庫や配送状況を確認できるポータルを提供する

ITサービス・システム開発業における受発注業務の効率化

物理的なモノがないIT業界や建設業界では、「役務（サービス）」の発注管理という独特の難しさがあります。

課題

プロジェクト単位での損益管理、「人月単価」や「一式」など見積もりの複雑さ、仕様変更による追加発注・変更契約の頻発、納品物が形ないため検収が曖昧、SES（準委任）や請負など契約形態の混在

効率化のポイント

• プロジェクト管理ツールとの連携
  プロジェクトコードを発注書に紐づけ、どの案件の原価かを明確にする
• サブスク・継続課金の自動化
  保守費用やライセンス料など、毎月発生する請求・発注を自動化する
• 電子契約・電子検収の導入
  メールでの「検収完了しました」というやり取りをシステム化し、証跡を残す

ITサービス業ならではの効率化のコツ

ITサービス業ならではの効率化のコツとしては、まず、エンジニアの工数管理と外注費をリアルタイムで突合させることが重要です。

タイムシートシステムと発注システムを連携させ、「予定工数を超過しそうな場合にアラートを出す」といった仕組みづくりが、プロジェクトの赤字を防いでくれますよ。

受発注業務効率化を成功させる5つのステップ

いきなりシステムを入れるのは失敗の元です。以下の手順で着実に進めましょう。

ステップ1：現状の業務フローと課題を洗い出す

「誰が」「何を」「どのツールで」行っているか、業務フロー図を書いて可視化します。そこで「時間がかかっている箇所」「ミスが多い箇所」を特定します。

ステップ2：効率化の方法・ツールを選定する

課題に合わせて、RPAで済むのか、システム刷新が必要か、BPOが良いかを判断します。複数のベンダーから資料を取り寄せ比較検討しましょう。

ステップ3：導入計画を立てる

「いつまでに」「誰が担当で」進めるかスケジュールを引きます。繁忙期を避けて導入時期を設定するのが鉄則です。

ステップ4：トライアル・テスト運用を実施する

一部の取引先や部署限定でテスト運用を行います。使い勝手やバグがないかを確認し、マニュアルを整備します。

ステップ5：本格導入・運用を開始する

全社・全取引先へ展開します。導入初期は問い合わせが増えるため、サポート体制を厚くしておきます。

受発注業務効率化の費用・ROI試算

システム導入にはコストがかかりますが、それ以上のリターン（ROI）が見込めるかを計算する必要があります。

効率化にかかる費用の目安

• クラウド型受発注システム：初期費用10万～50万円、月額3万～10万円程度。
• オンプレミス・スクラッチ開発：数百万～数千万円規模。
• RPAツール：月額5万～数十万円。

効率化による削減効果の試算方法

削減効果の試算方法は、以下の計算式で算出します。

削減できる作業時間 × 人件費（時給）

例えば、月間300時間の入力作業があり、時給2,000円と仮定すると、月額60万円のコスト削減効果があります。

300時間 × 2,000円 = 600,000円

これに対し、システム利用料が月5万円なら、ROIは非常に高いと言えます。

受発注業務効率化でよくある失敗と対策

成功事例の裏には多くの失敗があります。ここでは、受発注業務の効率化でよくある失敗例から、その対策を解説します。

失敗パターン1：現場の声を聞かずにシステムを導入

トップダウンで決めたシステムが現場の実態に合わず、結局使われないパターンです。選定段階から現場担当者を巻き込みましょう。

失敗パターン2：取引先への配慮が不足

「来月からWebで発注してください」と一方的に通知し、取引先の反発を買うケースです。取引先への説明会や、移行期間を設けるなどの配慮が必要です。

失敗パターン3：既存システムとの連携を軽視

新しいシステムと会計ソフトが連携できず、結局CSVを手作業で加工して取り込む羽目になるパターンです。連携可否は契約前の最重要確認事項です。

失敗パターン4：効果測定をしない

導入して満足し、実際にどれだけ効率化できたか検証しないことです。定期的に効果を測定し、運用ルールを改善し続ける必要があります。

失敗パターン5：一度に全てを変えようとする

全商品を一気にシステム化しようとして混乱するケースです。「まずは消耗品から」「まずはA地区の顧客から」といったスモールスタートが成功の鍵です。

受発注業務効率化に関するよくある質問14選

受発注業務効率化について、よくある質問にお答えします。

Q1. 受発注業務の効率化とは何ですか？

業務フローの見直しやデジタルツールの活用により、受発注にかかる時間、コスト、ミスを削減し、生産性を高める取り組みのことです。

詳しくは「受発注業務とは？」をご覧ください。

Q2. 受発注業務の課題は？

主な課題は「人為的ミス」「属人化」「情報連携の遅延」「システム連携不足」「紙・FAX依存」の5つです。

詳しくは「受発注業務でよくある5つの課題」で解説しています。

Q3. 業務効率化のアイデアはありますか？

• 業務の標準化
• システム導入
• RPA
• BPO
• ペーパーレス化

などの手法があります。

詳しくは「受発注業務を効率化する7つの方法」をご覧ください。

Q4. 受発注業務に向いている人は？

受発注業務に向いている人の特徴としては、受発注業務は正確性が求められるため、几帳面な人や、突発的なトラブルにも冷静に対応できるコミュニケーション能力の高い人が向いています。ITスキルがあれば尚良しです。

Q5. 受注販売のメリットは何ですか？

在庫リスクがなく、キャッシュフローが良い点です。顧客の細かい要望に応えられる点も強みです。

詳しくは「受注業務を効率化する5つのメリット」をご覧ください。

Q6. 発注業務を効率化する方法は？

過去の購買データの分析による発注点管理の自動化や、Web発注システムの導入が有効です。

詳しくは「受発注業務を効率化する7つの方法」をご覧ください。

Q7. 受注業務を効率化する方法は？

電話・FAXをWeb受注に切り替えること、および在庫システムとのリアルタイム連携が最も効果的です。

詳しくは「受発注業務を効率化する7つの方法」をご覧ください。

Q8. 受注を自動化するにはどうすればいいですか？

Web受注システムへの誘導が基本ですが、難しい場合はFAXをデータ化するAI-OCRとRPAの組み合わせが有効です。

詳しくは「受発注業務を効率化する7つの方法」の【方法3】をご覧ください。

Q9. 受発注業務の効率化にかかる費用は？

クラウド型であれば月数万円から始められます。規模やカスタマイズ有無によって大きく異なります。

詳しくは「受発注業務効率化の費用・ROI試算」をご覧ください。

Q10. 小規模企業でも受発注業務を効率化できますか？

可能です。初期費用無料や低価格なクラウドツールを活用すれば、少人数でも効果を出せます。

Q11. 受発注システム導入の失敗を避けるには？

現場と取引先の理解を得ること、既存システムとの連携を確認すること、スモールスタートで始めることが重要です。

詳しくは「受発注業務効率化でよくある失敗と対策」をご覧ください。

Q12. FAX・電話での受発注を効率化できますか？

FAXはクラウドFAXやOCRでデジタル化可能です。電話は、会話をテキスト化するツールや、Webへの誘導で減らすことができます。

Q13. 取引先に受発注システムの導入を促すには？

「24時間いつでも注文できる」「注文履歴が確認できる」といった、取引先側のメリットを丁寧に伝え、操作説明会などを行うとスムーズです。

Q14. 受発注業務の効率化にどのくらい時間がかかりますか？

ツールの選定から本格稼働まで、クラウド型なら最短1～3ヶ月、大規模な開発なら半年～1年程度が目安です。

まとめ：受発注業務の効率化で競争力を高めよう

受発注業務の効率化は、単なる事務作業の削減にとどまらず、

• 顧客満足度の向上
• キャッシュフローの改善
• 企業の競争力強化

などにつながる重要な経営戦略です。

製造、小売、物流、そしてITサービス業と、業種ごとに適したアプローチは異なりますが、デジタル活用によるミスの削減とスピードアップ、という本質は変わりません。

まずは自社の課題を洗い出し、小さな部分からシステム化や見直しを始めてみてはいかがでしょうか。その一歩が、2025年以降のビジネスを支える大きな基盤となるはずです。

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