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・本記事は公開時点の情報に基づいています。法令・制度変更等により内容が変わる可能性があるため、最新情報は公式サイト等でご確認ください。
・記事内の画像はイメージです。実際の商品・サービスとは異なる場合があります。
自社の業務効率化に向けて、受発注管理システムを検討している担当者も多いのではないでしょうか。
電話やFAX、メールでの発注は、入力ミスや対応漏れが発生しやすく、顧客とのコミュニケーションロスも生じがちです。
受発注管理システムを導入すれば、これらの課題を解消し、業務効率を大幅に向上させながらコスト削減も実現できます。
本記事では、受発注管理システムの概要から、失敗しない選び方、導入の流れまで、初心者の方にも分かりやすく解説します。
2008年に弁護士登録し、大阪市内の法律事務所に勤務したのち、2021年に独立開業しました。契約書のチェックや文書作成、起業時の法的アドバイス等、予防法務を主として、インターネットを介した業務提供を行っております。皆様が利用しやすい弁護士サービスを提供できるよう心掛けております。
【目次】
受発注管理システムとは
受発注管理システムは、企業間（BtoB）や企業と消費者間（BtoC）における発注・注文業務をデジタル化し、一元管理するためのシステムです。
従来の電話・FAX・メールに頼るアナログな発注業務を、Web上のプラットフォームやクラウドシステムで効率化します。
受発注管理システムとは言っても、発注者が注文を発行する業務、受注者が注文を受ける業務といった、双方向のやり取りをシステム上で完結させる仕組みです。
有形商品の発注はもちろん、IT業界でのシステム開発案件、建築業界での工事発注、デザイン業務の委託など、サービスの発注においても広く活用されています。
民法では、申込に対する承諾を以って契約成立するのが原則です。ただ、ケースによっては承諾をしていなくても承諾の意思表示があったと認められるときに契約成立と評価されることもあります（民法527条）。
受注しているのに見過ごした場合、契約は成立したものと評価されて履行遅滞などを原因とする債務不履行責任を追及されるなど、思わぬトラブルにも発展しかねません。
受発注の有無について、当事者が正確に認識できるようにするためにも管理システムは重要と言えます。
受発注管理システムの定義と基本機能
受発注管理システムの基本機能は以下の通りです。
| 機能名 | 機能説明 |
|---|---|
| 発注管理機能 |
|
| 受注管理機能 |
|
| 在庫管理機能 |
|
| 顧客管理機能 |
|
| データ分析機能 |
|
| データ連携機能 | 販売管理システム・会計ソフト・ECサイトとの連携 |
| 帳票出力機能 | 見積書・納品書・発注書の自動生成 |
これらの機能により、発注書管理業務の効率化だけでなく、業務全体に必要なデータをリアルタイムで把握できるようになります。
受発注管理システムと販売管理・在庫管理システムの違い
受発注管理システムと類似するシステムとして、販売管理システムと在庫管理システムがあります。
それぞれの違いを整理します。
- 販売管理システム
見積作成から請求・入金管理まで、販売プロセス全体を管理するシステムです。受発注管理はその一部の機能として含まれますが、販売管理システムは売上管理や債権管理など、より広範囲な業務をカバーします。 - 在庫管理システム
物品の入出庫管理や在庫数の把握に特化したシステムです。受発注管理システムは在庫情報と連動することで、リアルタイムで正確な在庫状況の把握と自動発注を実現します。 - 受発注管理システム
発注者（取引先）もシステムを利用できる点にあります。発注者だけでなく受注者の利便性も高いため、双方向の業務効率化を図るのが最大の違いです。建設業界であっても、下請会社が発注システムにアクセスして見積依頼を確認したり、IT業界であってもフリーランスエンジニアがシステム上で案件の詳細を確認したりといった使い方ができます。
つまり、受発注管理システムは販売管理や在庫管理の一部機能を持ちながら、取引先側も使いやすい双方向のコミュニケーションに特化している点が大きな特徴です。
発注者・受注者の双方にメリットがあるシステムだからこそ、業務効率化が加速します。
BtoBにおいてWeb発注が求められている背景
2025年現在、BtoB取引のデジタル化は急速に進んでいます。
その背景には、いくつかの外部環境の変化があります。
インボイス制度の影響
2023年10月にスタートしたインボイス制度により、適格請求書の発行・保存が必須となりました。
受発注管理システムを導入することで、インボイス対応の請求書を自動生成でき、電子帳簿保存法にも対応した形でデータ保存が可能になります。
インボイス制度により、仕入税額控除が可能なものは、適格請求書発行事業者（いわゆるインボイス登録事業者）が発行した適格請求書などに限られることになりました。
また、電子帳簿保存法の改正により、電子取引データは紙媒体ではなく電子データで保存することが義務化されました。
これらに適切に対応してくれる管理システムを導入すれば、業務上の懸念を減らすことができます。
物流2024年問題
2024年4月からトラックドライバーの時間外労働の上限規制が適用され、物流業界全体で効率化が求められています。
受発注管理システムで発注リードタイムを短縮し、配送計画を最適化することが、この問題への対応策の一つとなっています。
物流業界では、2024年問題に加え、物流効率化法の改正による2026年問題の懸念もあります。同法改正により、2026年より一定の規模以上の特定事業者に対して、荷待ちや荷物の積みおろしなどの時間短縮への取り組みが義務化されます。そのため、配送計画の最適化が不可欠となってくるでしょう。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の加速
コロナ禍を経て、多くの企業がデジタル化の必要性を痛感しました。
テレワークの普及により、場所を問わずアクセスできるクラウド型受発注管理システムへの需要が高まっています。
受発注管理システムはもはや導入が当たり前?
受発注管理システムの導入を検討する際、「他の企業はもう導入しているのか」「どのシステムが多く使われているのか」が気になるポイントでしょう。
市場全体として見ても、年率10%以上の成長が続いており、成長市場であると言えます。
つまり、今まさに多くの企業が受発注管理システムの導入を進めている段階にあり、「導入するのが当たり前の時代へ」となりつつあると言えるでしょう。
早めに導入することで、競合他社に先行して業務効率化を図ることができます。
受発注管理システムのメリット
受発注管理システムを導入することで、受注者・発注者の双方に多くのメリットがあります。
ここでは、具体的なメリットを分野別に解説します。
【受注者】入力工数の削減とヒューマンエラーの防止
受注者にとって最大のメリットは、受発注データの入力工数を大幅に削減できることです。
従来の業務フローでは、電話やFAXで受けた注文内容を担当者が手作業で基幹システムに入力していました。
1日数十件、繁忙期には数百件もの注文を処理する企業では、この入力作業だけで膨大な時間を費やしていたのです。
受発注管理システムを導入すれば、発注者がシステム上で入力した情報がそのまま受注データとして取り込まれるため、入力作業そのものが不要になります。
さらに重要なのが、ヒューマンエラーの防止です。手入力では品番コードの打ち間違い、数量の入力ミス、単価の転記ミスなどが頻繁に発生し、誤出庫やクレームにつながります。場合によっては大きな損害を招くこともあるでしょう。
システム化により、こうしたミスを根本から防ぐことができます。
例えばIT業界でフリーランスへの発注を管理している企業では、案件情報・納期・要件定義などをシステム上で一元管理することで、発注者と受注者間の認識のズレを解消しています。
【受注者】リアルタイムな在庫管理と出庫リードタイム短縮
受発注管理システムと在庫管理システムを連携させることで、リアルタイムで正確な在庫状況を把握できます。
従来は在庫確認のために倉庫に問い合わせたり在庫表を確認したりする必要があり、その間に在庫が変動すると、在庫切れなのに受注してしまい欠品や納期遅延が発生していました。
システム化すれば、注文時点で在庫を自動チェックし、在庫がない場合は即座に発注者に通知できるため、こうしたトラブルを未然に防げます。
また、発注から出庫までの時間も大幅に短縮できます。注文データが自動的に在庫管理システムに連携されるため、ピッキングリストの作成や出庫指示がスムーズに進み、商品を迅速に発送できるようになります。
在庫の最適化も可能です。データ分析機能を使えば、商品ごとの発注頻度や季節変動を分析し適正な発注点を設定できるため、過剰在庫を減らして在庫コストを削減できます。
【発注者】24時間注文可能＋スマホ・LINEで手軽に発注
発注者にとっても、受発注管理システムの導入は大きなメリットがあります。
取引先にもメリットがあることを理解してもらい、システム導入への協力を得ることが大事です。
24時間いつでも発注可能
従来は受注者の営業時間内にしか発注できませんでしたが、システム化により24時間365日いつでも発注できます。
緊急の欠品で当日中の配送を依頼したい、少量注文を営業時間外に行いたいといった、営業時間外の発注が可能になり、機会損失が減少します。
スマホ・タブレットで手軽に発注
多くの受発注管理システムはスマホやタブレットに対応しており、外出先からでも発注できます。
営業担当者が訪問先で在庫を確認し、その場で発注するといった使い方も可能です。
LINE連携によりシンプルな発注
最近では、LINEと連携した受発注管理システムも増えています。
使い慣れたLINEから発注できるため、ITリテラシーを問わず発注者でも気軽に利用できるでしょう。
発注履歴の確認
過去の発注履歴をいつでも確認でき、以前と同じ内容で発注する「リピート発注」機能も便利です。
定期的に同じ商品を注文するケースでは、数クリックで発注が完結します。
IT業界でシステム開発を発注するケースでも、案件の進捗状況をシステム上で確認でき、追加の発注や契約変更のやり取りもスムーズに行えます。
建設業界では、現場でタブレットを使って図面を確認し、その場で資材を発注できるため、工事の進捗を早めます。
【双方】データ連携により月次決算の効率化とコスト削減
受発注管理システムを会計ソフトや販売管理システムと連携させることで、月次決算の処理期間を大幅に短縮できます。
従来、月末が近づくと発注データの集計や請求書発行、経理部門への回付、会計ソフトへの入力といった一連の作業が発生し、数日から1週間以上かかるという企業も少なくありませんでした。
システム連携により、発注データが自動的に会計ソフトに流れ込むため、売上仕訳や債権処理も自動化され、月次決算をわずか数日で完了できるようになります。
また、単に月次決算が効率化されるだけでなく、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。
従来の方法でかかっていたコストは以下の通りです。
- FAXの送受信コスト
- 用紙代
- 印刷代
- 郵送費 など
実際にはこれらを合算すると、年間で数十万円から数百万円のコストになる企業もあります。
受発注管理システムを導入すれば、印刷費や郵送費、保管スペースといったコストを大幅に削減できるだけでなく、人件費の削減効果も期待できます。
受発注業務に割いていた担当者の時間を、より付加価値の高い業務に充てることができるでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減の一つとして、課税文書に貼付する印紙を節約することができるという点も挙げられます。
運送契約書や請負契約書、継続的取引の基本となる契約書などの契約書を紙で作成した場合、これらの文書は印紙税法上の課税文書に当たるため、契約金額に応じた印紙を貼付する必要があります。他方で、電子契約を結ぶなどしてペーパーレス化した場合、電子契約は課税文書に当たらないため、印紙は不要です。
受発注管理システムのデメリット・導入時の注意点
受発注管理システムには多くのメリットがありますが、導入に当たっては注意すべき点もあります。
ここではデメリットを事前に把握・確認し、最適な導入計画を練りましょう。
初期費用・運用コストと導入工数の発生
受発注管理システムの導入には、初期費用と導入作業の工数が必要です。
初期費用はシステムのタイプによって大きく異なり、クラウド型の場合は0円から数十万円程度、オンプレミス型やカスタマイズが必要な場合は数百万円以上かかることもあります。月額利用料も、利用する機能や規模によって月1万円から20万円以上と幅があります。
導入工数も考慮すべきポイントです。既存の基幹システムからデータを移行したり、取引先マスタを整備したり、商品情報を登録したりといった準備作業に数週間から数カ月かかる場合もあります。
社内での教育とマニュアル作成も欠かせません。システムを使いこなすまでには一定の時間がかかるため、導入当初は一時的に業務効率が落ち、期待した効果がすぐには発揮されないこともあるでしょう。
無料トライアルとスモールスタートで導入リスクを最小化
対応策としては、無料トライアルが可能なシステムを選び、まずは一部の取引先や商品カテゴリーから始めるのが賢明でしょう。
無料トライアルで、自社の業務に合うかどうかを事前に確認することも重要です。
取引先の協力と移行期間が必要
受発注管理システムの導入を成功させるには、取引先の協力が不可欠です。発注者にもシステムを使ってもらう必要があるため、操作方法や導入メリットをしっかりと説明しなければなりません。
特にITリテラシーが高くない取引先や、高齢の担当者がいる場合は、理解を得るのに時間がかかることもあるでしょう。
そのため、いきなり全ての取引先をシステム化するのではなく、従来の電話・FAX対応と並行運用する移行期間を設定するのが一般的です。
この期間はシステムの習熟度や取引先の数によって数週間から数カ月必要になることもあります。
マニュアル・説明会で取引先の理解を得る
取引先向けのマニュアルと説明会を実施し、導入メリット（24時間発注可能、発注ミス削減など）を丁寧に説明しましょう。
LINE連携やスマホアプリなど、使いやすいインターフェースを提供しているシステムを選べば、取引先の負担を軽減できます。
システム選定を誤るリスク
受発注管理システムは多数の製品があり、それぞれ特長と得意な分野が異なります。
自社の業務に合わないシステムを選んでしまうと、期待した効果が得られないだけでなく、かえって業務が煩雑になる可能性もあります。
スクロールできます→
| 予想される失敗例 | 説明 |
|---|---|
| 機能が高度すぎて使いこなせない | 大企業向けの多機能システムを中小企業が導入し、不要な機能が多くて定着しなかった |
| 業種特有の商習慣に対応していない | 特殊な受発注業務、ロット管理、返品処理など、業種特有の処理ができなかった |
| 既存システムと連携できない | 使用中の販売管理システムや会計ソフトと連携できず、二重入力が発生した |
| カスタマイズ費用が高額になった | 基本機能では対応できず、カスタマイズに追加で数百万円かかった |
システム選定で失敗しないためには、焦らず慎重に進めることが大切です。
多くのシステムが提供している無料トライアルを活用し、操作性や機能の過不足を実際に確かめてください。
そして、最初から大規模に導入するのではなく、小さな範囲でテスト運用を行い、効果を確認してから段階的に拡大していく方法が確実です。
業務フローの洗い出しと同業種の導入実績を確認
システム選定の段階で自社の業務フローを詳細に洗い出し、必要な機能を明確にすることが重要です。
また、同業種での導入実績が豊富なベンダーを選び、業種特有のノウハウを活用しましょう。
失敗しない受発注管理システムの選び方【6つのポイント】
受発注管理システムの選定は、導入効果の鍵を握ります。
ここでは、失敗しないための6つの選定ポイントを解説します。
1. BtoB向けかBtoC向けか、ビジネスモデルに合っているか
まず最初に確認すべきは、自社のビジネスモデルに合致したシステムを選ぶことです。
BtoB向けシステムの特長は、企業間取引特有の機能が充実している点です。
具体的には、
- 掛売・都度請求管理
- 個別価格設定
- 複雑な受発注フロー
- 見積機能
- ロット管理
- 返品処理 など
少量多品種、受発注業務が複雑、問屋などの企業間取引がメインの事業者は、BtoB向けシステムを選ぶべきでしょう。
IT業界でのシステム開発案件や、建設業界での工事発注など、サービスの発注を管理する場合も、BtoB向けシステムが適しています。案件管理機能、進捗管理機能、成果物の検収機能などが充実しているためです。
BtoC向けシステムの特長は、多数のECモール（楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど）や自社ECサイトとの連携機能が充実している点です。在庫の自動連動、受注データの集約管理、運送業者との連携などが重視されます。
EC事業者やネットショップ運営者は、BtoC向けシステムを選ぶのが賢明です。
両対応のシステムも存在します。BtoBとBtoCの両方の事業を営んでいる企業や、今後事業を拡大する可能性がある企業は、両対応のシステムを検討すると良いでしょう。
2. 自社の業種・商習慣に対応しているか
業種によって、受発注管理の商習慣は大きく異なります。
自社の業種に特化したシステムを選ぶことが重要です。
- 食品・物販業種：賞味期限管理、ロット管理、温度帯別配送、商品表示対応などが必須になります。また、日用品の場合は当日配送に対応できるスピード感も求められます。
- アパレル業種：サイズ・カラー展開、シーズン管理、返品・交換処理などが頻繁に発生します。また、セール時の大量発注処理と在庫連携の適切な管理も重要になります。
- 卸売業：地域別の取引条件管理、得意先ごとの個別取引条件管理、厳密な納期管理、ロット番号管理などが必須になります。また、大量の仕入発注業務への迅速な対応機能も求められます。
- 建設業：工事案件ごとの原価管理、下請会社への発注管理、図面や契約書の適切な共有、進捗管理などが必須になります。取適法（中小受託取引適正化法）への適切な対応も重要なポイントです。
- IT業種：案件ごとのプロジェクト管理、工数管理、成果物管理、フリーランスや下請会社への外注管理などが求められます。
※下請法（下請代金支払遅延等防止法）は、2026年1月1日に取適法（中小受託取引適正化法）に名称・内容が改正され、施行されました。
システムを選ぶ際は、同業種での導入実績が豊富で、業種特有の商習慣に対応できるかを確認しましょう。
デモやトライアルで、実際の業務フローを再現して試してみるのがおすすめです。
3. 発注者（取引先）のITリテラシーに合っているか
受発注管理システムの導入を成功させるには、発注者の協力が不可欠です。
発注者の使いやすさが導入効果の鍵を握ります。
発注者のITリテラシーが高い場合は、多機能で高度なシステムでも問題ありません。
しかし、ITリテラシーが高くない発注者が多い場合は、シンプルで直感的に操作できるシステムを選ぶべきでしょう。
アナログな発注者でも利用しやすい機能
- LINE連携機能：使い慣れたLINEから発注できるため、新しいシステムへの抵抗感が少ない
- FAX-OCR機能：FAXで受けた注文を自動でデータ化する
- メール自動取り込み：定型フォーマットのメールで受けた発注を、自動的にシステムに取り込む
- 電話注文のシステム入力代行：電話で注文を受けた内容を、受注者がシステムに入力する
また、スマホ・タブレット対応も重要です。
PCを所持していない発注者でも、スマホがあれば発注できるようになります。
特に、飲食業や小売業など、店舗運営が中心の事業者にとっては、スマホ対応は必須要件です。
導入前に、主要な発注者にヒアリングを行い、どのようなインターフェースであれば使ってもらえるかを確認することをおすすめします。
4. 既存の販売管理・会計ソフトと連携できるか
受発注管理システムを単体で使うのではなく、既存の基幹システムと連携させることで、真の業務効率化が実現します。
連携すべき主なシステム
- 販売管理システム：受注データを販売管理システムに自動連携し、見積・納品・請求処理をシームレスに行う
- 会計ソフト：売上データや仕入データを会計ソフトに自動連携し、二重入力を排除する
- 在庫管理システム・WMS：リアルタイムで在庫状況を連動させ、正確な在庫管理を行う
- ECサイト・モール：ECサイトで受けた注文を受発注管理システムで一元管理する
- CRM（顧客管理システム）：顧客情報と取引履歴を連携させ、営業活動に活用する
連携方法も確認が必要です。
API連携なのか、CSVファイルでのデータ入出力なのかによって、自動化の度合いが変わります。
できるだけAPI連携に対応したシステムを選ぶことで、完全自動化を実現できます。
既に利用している会計ソフトとの連携実績があるシステムを選ぶと、導入がスムーズでしょう。
事前に、自社の既存システム構成を伝え、連携可能か確認してもらいましょう。
5. 導入コストとROI（投資収益率・回収期間）は見合うか
受発注管理システムの導入には費用がかかりますが、導入効果を正確に見積もり、投資収益率（ROI）を算定することが重要です。
コスト構成の確認ポイント
スクロールできます→
| コスト項目 | 確認内容 | 導入相場・目安 |
|---|---|---|
| 初期費用 |
|
クラウド型：0円〜50万円程度 オンプレミス型・カスタマイズあり：50万円〜数百万円 |
| 月額費用 |
|
小規模版：月1万円〜5万円 中規模版：月5万円〜15万円 大規模版：月15万円〜30万円以上 |
| 保守費用 |
|
– |
| 教育費用 |
|
– |
ROI（投資収益率・回収期間）の算定
導入効果を金額換算し、投資収益率（ROI）を試算してみましょう。
以下の項目ごとに削減効果を算定することで、具体的な投資対効果を把握できます。
| 削減項目 | 試算式 |
|---|---|
| 入力工数削減 | 月〇〇時間 × 時給〇〇円 = 月〇〇万円の削減 |
| ペーパーレス化 | FAX・郵送費の削減 = 月〇〇万円の削減 |
| ミス削減 | 誤発注や返品対応のコスト削減 = 月〇〇万円の削減 |
| 在庫最適化 | 過剰在庫・欠品削減による利益増加分 = 月〇〇万円の削減 |
これらを合算した年間削減額と、導入コストを対比することで、回収期間が算定できます。
一般的には、1〜2年で投資回収できる計画を立てましょう。
また、スモールスタートが可能なシステムを選ぶことで、初期投資を抑えられます。
まずは最小限の機能で導入し、効果を確認してから機能を追加していく方法がリスクを抑えられます。
6. スモールスタートが可能か、無料トライアルは使えるか
受発注管理システムの導入リスクを最小化するには、段階的に導入を進めましょう。
スモールスタートの方式
- 限定された取引先から始める：まずは主要な取引先5〜10社に絞って導入し、運用に慣れてから順次拡大
- 特定の商品カテゴリーから始める：全商品を一度に導入せず、受発注量が多い商品カテゴリーから着手
- 一部の機能から始める：受発注管理の基本機能から始め、段階的に在庫管理や請求機能を追加
- 並行運用期間を設定する：従来の電話・FAXとシステムを並行運用し、慣れてから完全移行
無料トライアルの活用
多くの受発注管理システムは、無料トライアル期間（多くの場合、2週間〜1カ月間程度）を提供しています。
トライアル期間中に以下を確認しましょう。
- 実際の業務フローで使えるか
- 操作性は直感的か、社内で定着しそうか
- 必要な機能が過不足なく揃っているか
- 既存システムとの連携はスムーズか
- サポート体制は充実しているか、レスポンスは早いか
トライアル時には、実際のデータを少量でも入力してみて、実業務に即した形でテストを行うことが大切です。
机上検討だけでなく、自社のデータで動作確認することで導入後のギャップを減らせます。
また、複数のシステムを並行でトライアルし、比較検討することもおすすめです。
1社だけでは得意不得意の判断がつきにくいですが、2〜3社を比較することで、自社に最適なシステムが見えてくるでしょう。
受発注管理システム導入の流れ【5ステップ】
受発注管理システムの導入を成功させるためには、計画的に進めることが重要です。
ここでは、導入の流れを5つのステップに分けて解説します。
①現状業務の洗い出しと要件定義
まず、現状の受発注業務を詳細に分析し、課題を洗い出します。
現状分析のポイント
- 業務フローの可視化：現在の受発注プロセスを図で示し、どこにボトルネックがあるかを特定
- 工数の測定：受発注業務、在庫確認、出庫指示などに、それぞれどれくらい時間がかかっているかを測定
- エラー発生状況の把握：入力ミス、発注漏れ、納期遅延などの発生頻度と原因を分析
- 取引先の声を拾う：取引先から、現在の発注方法で不便に感じている点をヒアリング
要件定義のポイント
要件を「必須要件」「あったら欲しい要件」「将来的に必要な要件」の3つに分類します。
- 必須要件：これがなければ業務が回らない機能（例：在庫連動、請求書発行）
- あったら欲しい要件：業務効率化につながるが必須ではない機能（例：データ分析、モバイルアプリ）
- 将来的に必要な要件：事業拡大時に必要になる機能（例：海外対応、多拠点管理）
要件定義書を作成し、システム選定の基準を明確にすることが、システム選定の失敗を避け、導入効果を最大限に引き出す上で重要です。
②複数システムの中から比較検討
要件定義ができたら、複数のシステムの中から比較検討します。
比較検討の進め方
- 候補システムのリストアップ：要件に合うシステムを5〜10製品程度ピックアップ
- 機能・価格・Webサイトでの情報収集：各システムの機能、価格、導入実績を確認
- 同業種での導入実績を確認：自社と同じ業種・業態での導入事例があるかチェック
- 候補を3〜5製品に絞り込む：要件との適合度、価格、サポート体制を総合的に検討
比較のポイント
- 機能の過不足はないか
- 既存システムとの連携は可能か
- 発注者に使わせやすいインターフェースか
- 導入コストと運用コストは妥当か
- サポート体制は充実しているか（電話サポート、チャットサポート、オンラインマニュアルなど）
- 同業種での導入実績は豊富か
この段階で、各ベンダーに問い合わせて、詳細な見積もりや提案書を提出してもらいましょう。
③無料トライアル・デモで実際の運用負荷を確認
候補を絞り込んだら、実際に使ってみて運用負荷を確認することが重要です。
無料トライアルでの確認事項
- 操作性の確認：直感的に操作できるか、マニュアルなしで扱えるか
- 実データでのテスト：自社の商品マスタと取引先マスタを少量入力して、実際の業務フローで動かしてみる
- パフォーマンスの確認：データ量が増えても動作は軽快か、レスポンスは早いか
- 連携テスト：既存の販売管理システムと会計ソフトとの連携は問題ないか
- サポートの確認：質問へのレスポンスは早いか、的確なサポートが受けられるか
デモンストレーションでの確認事項
ベンダーに、以下の点を重視して実演してもらいましょう。
- 自社の業務フローを再現してもらう
- 業種特有の業務（返品処理、ロット管理など）の対応方法を確認
- カスタマイズが必要な場合、その内容と費用、期間を確認
- 導入後の期待効果（同業種の導入事例、課題と解決方法）を説明してもらう
2〜3社のトライアル・デモを並行して実施し、比較することで、最も適したシステムが見えてきます。
④導入・初期設定
システムが決定したら、導入作業に入ります。
導入作業の主な内容
- 契約・発注：システム提供会社との契約手続きと初期費用の支払い
- 初期設定：企業情報、ユーザー情報登録、権限設定など基本設定
- マスタデータの移行：
- 商品マスタ（商品コード、商品名、価格など）
- 取引先マスタ（得意先情報、個別価格など）
- 在庫データ
- システム連携の設定：販売管理システムと会計ソフトとのAPI連携設定
- テスト運用：本稼働前に、実データを使ってテスト運用を行う
- マニュアル作成：社内向け操作マニュアルと、取引先向け操作ガイドを作成
- 社内研修：操作方法の研修を実施し、全員が使えるようにする
データ移行の注意点
既存のExcel（エクセル）やシステムからデータを移行する際は、データのクリーンアップ（不要なデータの削除、重複の削除、表記揺れの統一など）を行いましょう。
この作業により、マスタデータの精度が向上し、システムの効果が最大限に発揮されます。
導入期間は、システムの規模や複雑さによって異なりますが、小規模版であれば1〜2カ月、中規模版であれば3〜6カ月程度が目安です。
⑤取引先への周知と運用定着
システムの構築ができたら、取引先への周知と運用開始です。
取引先への周知方法
- 周知文書の送付：システム導入の背景、メリット、開始時期を記載した周知文書を送付
- 操作マニュアルの提供：取引先向けの操作マニュアルとHow-to動画を提供
- 説明会の開催：主要な取引先を招いて、システムの説明会を開催（オンライン・オフライン）
- 個別サポート：システムに不慣れな取引先には、個別でサポート（電話・訪問など）
並行運用期間の設定
いきなり全ての取引先をシステムに移行させるのではなく、1〜3カ月程度（システムの規模による）の並行運用期間を設定しましょう。
この期間は、従来の電話・FAXでの注文も受け付けながら、徐々にシステムへ移行させていきます。
運用定着のポイント
- 定期的なフォローアップ：導入後1カ月、3カ月、6カ月のタイミングで、利用状況を確認し、課題があれば対応
- 改善提案の実施：社内と取引先から、システムの改善要望を吸い上げ、ベンダーと相談
- 成功事例の共有：システムを使いこなしている取引先の事例を他の取引先に共有し、利用を促進
- KPIの設定と測定：受発注業務時間、入力ミス件数、欠品率などをKPIに設定し、導入効果を定期的に測定
運用開始後3〜6カ月で、ほとんどの取引先がシステムに移行できていれば、導入は成功と言えるでしょう。
受発注管理システムの導入前に確認すべき「よくある質問」
受発注管理システムの導入を検討する際に、よくある疑問とその回答をまとめました。
Q. 取引先がシステムを使ってくれない場合どうすればいい?
A. 取引先がシステムを使ってくれない場合の対応策として、以下の5つの方策があります。
1. メリットを丁寧に説明する
取引先にとってのメリット（24時間発注可能、発注ミス削減、発注履歴の確認が簡単など）を具体的に説明しましょう。
自社の都合だけでなく、取引先の業務効率化にも繋がることを理解してもらうことが重要です。
2. 使いやすいインターフェースを選ぶ
LINE連携やスマホアプリなど、取引先が使い慣れたツールから発注できるシステムを選びましょう。
新しいシステムへの抵抗感が減ります。
3. 並行運用期間を設定する
いきなり全面移行するのではなく、従来の電話・FAXでの発注も並行して受け付ける期間を設定しましょう。
徐々に慣れてもらうことで、移行がスムーズになります。
4. FAX-OCR機能を活用する
どうしてもシステムを使わない取引先には、FAXで発注してもらい、それをOCR（文字認識）で自動的にシステムに取り込む機能を利用しましょう。
取引先は従来通りFAXで発注でき、受注者はシステムで一元管理できます。
5. インセンティブを設定する
システムを使って発注してくれた取引先には、わずかではあるがポイント付与や割引などのインセンティブを設定することも一つの方法です。
多くの企業では、導入から3〜6カ月で80%以上の取引先がシステムに移行しています。
根気強く、丁寧にサポートすることが成功に繋がります。
Q. 導入までの期間はどれくらいかかる?
A. 導入期間は、システムの規模や複雑さによって異なりますが、目安は以下の通りです。
小規模版システム（クラウド型・汎用機能のみ）：1〜2カ月
- 要件定義・システム選定：2週間
- 契約・初期設定：1週間
- データ移行・テスト：2週間
- 社内研修・取引先周知：2週間
- 運用開始
中規模版システム（カスタマイズあり）：3〜6カ月
- 要件定義・システム選定：1カ月
- 契約・カスタマイズ要件確定：1カ月
- 開発・初期設定：2〜3カ月
- データ移行・テスト：2週間
- 社内研修・取引先周知：1カ月
- 並行運用・本稼働開始
大規模版システム（基幹システム統合）：6カ月〜1年以上
- 要件定義・システム選定：2〜3カ月
- 契約・仕様設計：2〜3カ月
- 開発・カスタマイズ：3〜6カ月
- データ移行・テスト：1〜2カ月
- 社内研修・取引先周知：1〜2カ月
- 並行運用・本稼働開始
スモールスタートで始める場合は、最短1カ月程度で運用開始も可能です。
ただし、取引先への周知と並行運用期間を確保すると、完全移行までは3〜6カ月は見込んでおくのが賢明でしょう。
Q. 受発注管理システムはインボイス制度と電子帳簿保存法には対応している?
A. 2025年現在、主要な受発注管理システムのほとんどは、インボイス制度と電子帳簿保存法に対応しています。
インボイス制度への対応
- 適格請求書（インボイス）の自動発行機能
- 登録番号（T+13桁）の表示
- 税率ごとの区分記載
- 改ざんの防止機能
電子帳簿保存法への対応
- 電子受発注データの保存機能（訂正削除履歴の保持）
- タイムスタンプ機能
- 検索機能（取引年月日、取引先、金額での検索）
- データのダウンロード機能
ただし、システムによっては対応レベルが異なる場合があるため、導入前に以下を確認しましょう。
- インボイス対応の請求書フォーマットが標準搭載されているか
- 電子帳簿保存法の要件を満たした保存機能があるか
- 既存で使用している会計ソフトと連携できるか
多くのシステムでは、インボイス制度スタート（2023年10月）に合わせてアップデートされており、追加費用なしで対応できることが多いです。
Q. 受発注管理システムの導入費用相場はどれくらい?
A. 受発注管理システムの導入費用は、システムのタイプと規模によって大きく異なります。
クラウド型システムの費用相場
スクロールできます→
| 規模 | 初期費用 | 月額費用 | 想定企業規模 |
|---|---|---|---|
| 小規模版 | 0〜10万円 | 1〜5万円 | 取引先50社以下、月間受注件数100件以下 |
| 中規模版 | 10〜50万円 | 5〜15万円 | 取引先50〜300社、月間受注件数100〜1,000件 |
| 大規模版 | 50〜200万円 | 15〜30万円以上 | 取引先300社以上、月間受注件数1,000件以上 |
オンプレミス型システムの費用相場
| 初期費用 | 300万円〜1,000万円以上 |
|---|---|
| 保守費用 | 年間50万円〜200万円 |
| カスタマイズ費用 | 追加100万円〜 |
その他の費用
| データ移行費用 | 10万円〜100万円（データ量や複雑さによる） |
|---|---|
| 研修費用 | 10万円〜50万円 |
| 取引先向け説明会費用 | 5万円〜20万円 |
初めて受発注管理システムを導入する中小企業の場合は、初期費用0円〜30万円、月額3万円〜10万円程度のクラウド型システムから始めるのが現実的です。
事業規模や機能ニーズに合わせて、段階的にアップグレードすることをおすすめします。
複数のシステムベンダーから見積もりを取り、機能と価格、サポート体制を総合的に比較検討しましょう。
Q. スモールビジネスでも導入メリットはある?
A. スモールビジネスでも、受発注管理システムの導入メリットは十分にあります。
スモールビジネスこそ導入すべき理由
- 少人数だからこそ効率化が必須：少人数で多くの業務を抱えているスモールビジネスこそ、受発注管理業務の効率化による効果が大きくなります。1日1〜2時間の作業時間削減でも、年間で数百時間の工数削減になります。
- 低価格のシステムが充実：月額1万円以下のシステムも多数あり、スモールビジネスでも導入しやすい価格帯のサービスが揃っています。
- 事業拡大の基盤になる：受発注管理システムを導入しておくことで、取引先が増えても業務量は比例して増えず、事業拡大のボトルネックを解消できます。
- 信頼性の向上：システム化により、発注ミスや納期遅延が減り、取引先からの信頼が向上します。これはスモールビジネスにとって大きな信用力アップになります。
スモールビジネス向けシステムの選び方のポイント
- スモールスタートができる（最小限の機能で始められる）
- 操作がシンプルで、ITスキルが高くなくても使える
- サポートが充実している（電話・メールでの問い合わせに対応）
- 初期費用が0円または少額
- 将来的に機能アップグレードができる
月間受注件数が50件程度の小規模な物販業や受発注業務であっても、受発注管理システムを導入することで業務効率が大幅に改善される可能性があります。
「小さいから必要ない」ではなく、「小さいからこそ効率化が必須」という視点で検討してみてください。
Q. 受発注管理システムのシェアと市場規模は?
A. 国内の受発注管理システム市場は成長を続けており、今後も拡大が見込まれています。
市場規模
- 国内BtoB EC市場規模：約420兆円（2023年）
- 受発注管理システム市場：年率10〜15%で成長中
- クラウド型受発注管理システムの普及率：中小企業で約30%、大企業で約60%（2024年推計）
今後の市場動向
- インボイス制度と電子帳簿保存法の完全施行により、受発注のデジタル化はさらに加速
- 中小企業のDX化支援策により、導入企業が増加傾向
- AIやRPA（自動化ツール）との連携が進み、さらなる業務効率化が期待される
市場は成長中であり、今後も新しいシステムが登場する可能性があります。
自社に合ったシステムを選ぶためには、定期的に最新情報をチェックすることが大切です。
まとめ：自社と取引先に最適なシステムで業務効率化を実現
本記事では、受発注管理システムの概要から選び方、導入の流れまで解説しました。
重要なのは、自社のビジネスモデル、業種特性、取引先のITリテラシーに合致したシステムを選ぶことです。
まずは無料トライアルで実際の運用負荷を確認し、スモールスタートで導入することをおすすめします。
また、取引先にもメリットがあることを丁寧に説明し、協力を得て進めることが成功に繋がります。
受発注管理システムは、業務効率化と顧客満足度向上を実現する強力なツールです。
受発注管理システムを活用し、業務効率化と顧客満足度向上を実現しましょう。
受発注の管理が疎かになってしまうと様々なリスクを招くことになりかねません。そのリスクとして、まず考えられるのが、受注の確認漏れにより契約責任を問われかねないという点です。発注者は契約が成立したものと認識していたのに、受注者側で確認を怠ってしまい、納品やサービス提供の遅れを生じさせてしまった場合、発注者に損害賠償しなければならなくなるなどのトラブルが考えられます。
また、納期などの適切な管理ができていなかったために下請け業者やフリーランスへの支払いが遅れてしまい、下請法（2026年以降の取適法）やフリーランス保護法違反を問われるおそれもあります。
加えて、適切な方法での請求書の保存ができていなかったことによって、消費税の仕入れ税額控除ができないものが生じてしまったり、電子帳簿保存法違反となってしまったりするリスクもあります。
適切な管理システムを導入すればこうしたリスクを回避することができますし、ペーパーレス化による用紙代、印刷代、郵送費や、紙の契約書に貼付すべき印紙の節約が可能になるなど、メリットも大きいと言えます。
多種多様な受発注システムがありますので、自社の業態にあった最適な管理システムの導入を検討してみてください。
本記事は、作成時点の法令、ガイドライン、および公的機関の情報に基づいて作成されています。内容の正確性には万全を期しておりますが、法改正や制度変更等により、最新の情報と異なる場合があります。
また、本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的な事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。
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