注意事項
・本記事は公開時点の情報に基づいています。法令・制度変更等により内容が変わる可能性があるため、最新情報は公式サイト等でご確認ください。
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ビジネスのデジタル化が進む中、電子帳簿保存法（通称：電帳法）への対応はすべての企業にとって重要な課題となっています。
とくに、請求書や領収書のデータ保存において「タイムスタンプは必ず付与しなければならないのか？」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
オフィス用品などの物理的な仕入れだけでなく、Web制作などのIT系や建築系といったサービス発注を行う企業にとっても、電子化された書類の取り扱いは、今や日常業務の一部となっています。
本記事では、初心者の方にもわかりやすく、タイムスタンプの必要性や実務での対応パターン、そして運用上の注意点について徹底的に解説します。
弁護士・南 陽輔のコメント：
電子帳簿保存法は、国が進めるDX化（端的に言えば社会全体のデジタル化）の一環として整備が進められているものです。デジタル技術の発展に伴って、電子帳簿保存法等の法律はこれからも改正が繰り返されるものと見込まれます。
常に最新の法令の要件がどうなっているか、自社の基準が法令を満たしているかについて注視しておかなければならない分野と言えます。
【目次】
結論：電帳法対応でタイムスタンプは「必須」ではない
結論から申し上げますと、電子帳簿保存法に対応する上で、タイムスタンプの付与はすべてのケースにおいて必須というわけではありません。
2022年の法改正により要件が緩和され、特定の条件を満たすクラウドサービスなどのシステムを利用している場合は、タイムスタンプを付与しなくても要件を満たせるようになりました。
ここでは、そもそもタイムスタンプとはどのような役割を果たしているのか、そして自社にとって本当に必要なのかを判断するための基準や、不要になる具体的な条件について詳しく見ていきましょう。
弁護士・南 陽輔のコメント：
電子帳簿保存法で定められている要件は、大きく分けると「真実性の確保（改ざんされていないこと）」と「可視性の確保（後から内容を確認できること）」に分けられます。タイムスタンプは、改ざんされていないことを示すものですので、主には「真実性の確保」に関するものということができます。タイムスタンプが不要とされるのは、端的に言えば、タイムスタンプ以外の手段・方法で真実性が確保されているならば、タイムスタンプは不要とする、という考えによるものです。
タイムスタンプはデジタル技術に関するもので難しく感じられるかもしれませんが、法令のどの要件に関連するものであるかという点を意識していただけると、少しイメージしやすくなるかと思います。
タイムスタンプの本来の役割
タイムスタンプとは、電子データがある日時に確実に「存在していたこと」、そしてその日時以降に「改ざんされていないこと」を証明するための技術です。
紙の書類であれば、筆跡や印鑑などで原本性をある程度確認できますが、電子データは容易に上書きや編集ができてしまうという弱点があります。
そこでタイムスタンプを付与することで、「この日時にこのデータが存在し、以降は一切手が加えられていない」という客観的な証明を持たせることができるのです。
弁護士・南 陽輔のコメント：
紙の契約書等であれば、契約書に実印での押印がなされていること、その契約書に添付されている印鑑証明書の発行日付が契約書作成の直近であることなどをもとに、契約書の作成時期を特定します。また、契約書の作成後に改ざんされているかどうかについては、契約書の各頁に跨る割り印などによって判断することができます。
タイムスタンプは、こうした印鑑証明書や割り印などの印鑑が果たしていた役割をデジタル文書において担うものであると言えます。
自社にタイムスタンプが必要かどうかの判断基準
自社にタイムスタンプが必要かどうかは、「利用している、あるいは導入予定のシステムがどのような機能を持っているか」によって決まります。
たとえば、自社で備品を購入した場合だけでなく、中小受託事業者へデザイン業務や建築設計などを発注し、電子データで請求書を受け取るケースを想定してみてください。
その受け取ったデータを保存するシステムに「いつ保存したか」を正確に記録・証明する機能が備わっていれば、別途タイムスタンプを用意する必要はありません。
システム導入にかかるコストと、手作業でタイムスタンプを付与する手間のバランスを見て、導入の必要性を考慮しましょう。
タイムスタンプが不要な2パターン
法改正により、以下のいずれかの条件を満たすシステムを利用している場合は、タイムスタンプの付与が不要となります。
- 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用している場合
データを保存した後に、内容を訂正したり削除したりした履歴がシステム上にすべて記録として残る場合です。 - 訂正や削除が一切できないシステムを利用している場合
一度保存したデータに対して、後から修正や削除を加えることが物理的に不可能なシステムを利用している場合です。
どちらのパターンも「データが不正に改ざんされていないこと」をシステム自体が証明できるため、タイムスタンプの代替として認められています。
電帳法における3つの実務パターンを徹底解説
タイムスタンプの必要性がわかったところで、実際の業務においてどのように対応していくべきか、代表的な3つの実務パターンをご紹介します。
とくに、物品の仕入れから特定運送委託やITシステムの開発委託まで、さまざまな契約書や請求書を扱う企業では、業務フローに負担をかけない方法を選ぶことが大切です。
それぞれのパターンの特徴を把握し、自社に合った方法を検討してみてください。
パターン①：既存のPDFツールなどを使って手動付与
1つ目は、送られてきたPDFなどの電子データに対し、専用のツールを使って手動でタイムスタンプを付与する方法です。
この場合、タイムスタンプを発行するサービスと契約し、担当者が一つひとつのデータに付与作業を行います。
| メリット | 大規模なシステムの新規導入が不要なため、初期費用を抑えやすい。 |
|---|---|
| デメリット | 手作業が発生するため、書類の枚数が多いと担当者の負担が大きくなる。 |
取引件数が少なく、まずは最低限のコストで電帳法に対応したい企業に向いています。
パターン②：タイムスタンプ機能付きのシステムを導入
2つ目は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムや文書管理システムを導入し、データ保存時に自動でタイムスタンプが付与されるようにするパターンです。
| メリット | 手作業での付与が不要になり、業務効率が大幅に向上する。付与漏れのリスクも防げる。 |
|---|---|
| デメリット | システムの導入費用や月額のランニングコストが発生する。 |
中規模から大規模の企業や、毎月の電子取引の件数が多い企業でよく採用される方法です。
パターン③：タイムスタンプ自体を不要にするシステムの導入
3つ目は、前述した「訂正・削除の履歴が残る」または「訂正・削除ができない」クラウドシステムを導入し、タイムスタンプの付与自体を不要にするパターンです。
| 対象となるシステム例 | 電帳法対応のクラウドストレージ、専用の請求書受領・管理システムなど |
|---|---|
| 主なメリット | タイムスタンプの都度発行費用（従量課金など）がかからない。運用ルールがシンプルになる。 |
| 主なデメリット | 自社の業務フローを新しいシステムに合わせて変更・浸透させる必要がある。 |
このタイプのクラウドサービスは、コスト削減とコンプライアンス遵守を両立できるため非常に効率的です。
電帳法とタイムスタンプにまつわる注意点
システムの導入や運用ルールが決まった後でも、実際の運用フェーズで気をつけるべき注意点がいくつか存在します。
電帳法はルールに従って正しく保存することが求められており、要件を満たしていないと青色申告の承認取り消しなどのペナルティを受ける可能性もゼロではありません。
ここでは、入力期限に関する厳格なルールや、紙で受け取った原本の破棄タイミング、そして税務調査の際に重要となる検索要件への対策についてわかりやすく解説します。
「2か月と概ね7営業日以内」という期限の落とし穴
スキャナ保存や電子取引データの保存において、タイムスタンプを付与する場合（あるいは履歴が残るシステムに保存する場合）、データを受け取ってからシステムに保存するまでの期限が定められています。
原則として「最長で2か月と概ね7営業日以内」に処理を完了させなければなりません。
現場の担当者が請求書をため込んでしまい、経理部門への提出が遅れると、この期限を過ぎてしまうリスクがあります。
社内で提出期限のルールを明確にし、迅速に処理できる体制を整えましょう。
弁護士・南 陽輔のコメント：
法令の期限で「概ね7営業日以内」というのは、珍しい表現であると言えます。これは、厳密に「2か月と7営業日以内」と定めてしまうと、1日でも期限を徒過してしまった場合に即違法となってしまい、事業者にとって負担が大きすぎるということへの対応策として設けられたものと考えられます。
2か月と7営業日を過ぎてしまった場合でも即時にスキャナ保存すれば「概ね7営業日以内」として、法令違反を回避することが可能になります。ただし、これを過信して乱用してしまうと国税庁から違反行為を指摘されることも考えられますので、できる限り「2か月と7営業日以内」を守るようにしましょう。
スキャンした後の紙の原本の取り扱い方
紙で受け取った領収書や請求書をスキャナやスマートフォンで読み取ってデータ保存した場合（スキャナ保存）、以前は定期的な検査が終わるまで紙の原本を保管しておく必要がありました。
しかし法改正により、電帳法の要件を満たす形でデータ化（タイムスタンプの付与や、履歴が残るシステムへの保存など）が完了した時点から、紙の原本はすぐに廃棄できるようになっています。
ただし、データの保存要件を完全に満たす前に誤って原本を捨ててしまうと法律違反となるため、廃棄のタイミングには十分注意してください。
弁護士・南 陽輔のコメント：
紙媒体の書類の保存というのは保管コストを要します。デジタルをうまく活用することで、文書保管期間を短くして、保管コストの削減が実現できます。
検索要件の対策
電帳法では、保存した電子データを後からすぐに探し出せるようにする検索要件を満たす必要があります。
具体的には、以下の3つの項目で検索できなければなりません。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名称
Excel（エクセル）などを活用して索引簿を作成し、データを管理する方法もありますが、データ量が増えると手入力の手間や管理が煩雑になります。
そのため、ファイル名自体に「20261031_株式会社〇〇_300,000円.pdf」のように規則性を持たせて保存するか、上記3項目で容易に絞り込みができる検索機能が備わったシステムの導入を検討することをおすすめします。
記事のまとめ：自社の処理件数に合わせて、電帳法に準拠した最適な運用を選びましょう
本記事では、電帳法におけるタイムスタンプの必要性や対応方法について解説しました。
法改正によりタイムスタンプは必ずしも必須ではなくなり、訂正・削除履歴が残るシステムの活用など、企業における選択肢は広がっています。
物品の発注だけでなく、中小受託事業者へのサービス発注など多岐にわたる取引がある中で、自社の取引件数や業務フローに最適な方法を選ぶことが重要です。
期限や検索要件などのルールを正しく理解し、無理のない範囲でコンプライアンスに配慮したシステム運用を目指しましょう。
※なお、電帳法における発注書については、以下の記事でも詳しく解説しております。ぜひあわせてご覧ください。
【電子帳簿保存法】義務化後の発注書はどう保存する？2026年最新版
弁護士・南 陽輔のコメント：
電子帳簿保存法は、国が進めるDX化の一環として整備が進められているもので、これからも改正が繰り返されるものと見込まれます。ただし、本稿で紹介されているように、タイムスタンプを不要にするなど、事業者にとって活用しやすいようになっていっていると言えます。
電子帳簿保存法が定める帳簿保存の要件としては、「真実性の確保（改ざんされていないこと）」と「可視性の確保（後から内容を確認できること）」に分けることができます。タイムスタンプ以外の手段・方法で真実性が確保されているならば、タイムスタンプは不要とすることができると言えます。
電子帳簿保存法の要件を適切に理解して使いこなすことで、帳簿入力の手間を減らしたり、紙の書類の保管コストを削減するなど、事業にうまくご活用ください。
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