RFPとは？ビジネスにおける役割、RFI・RFQとの違い、書き方を徹底解説

ビジネスを進めるなかで、プロジェクトの一部を協力会社へ依頼したり、業務委託でサポート体制を整えることは日常茶飯事でしょう。

しかし、協力先にこちらの意図が正しく伝わらず、的外れな提案を受けて困った経験はないでしょうか。

そのような失敗を防ぐために欠かせない重要書類が、RFP（提案依頼書）なのです。

この記事では、はじめて発注業務を担当する初心者の方でもわかるように、RFPの基本から、RFIやRFQとの違い、具体的な書き方までを徹底解説しています。ぜひ最後までご覧ください。

【結論】RFP（提案依頼書）＝具体的な提案をもらう書類

結論からお伝えすると、RFPとはRequest For Proposalの略称で、外部の協力会社に具体的な提案を依頼するための書類のことです。

物理的な商品の調達だけでなく、ITのシステム開発や建築の施工依頼、マーケティング業務の委託など、さまざまなサービスの発注シーンで広く活用されています。

これを用意することで、自社の要望が相手に正確に伝わります。

RFI・RFQとの違い

RFPとあわせてよく耳にする言葉に、RFIとRFQがあります。

これらは発注のプロセスにおいて、それぞれ異なる役割を持っています。

初心者の方でも一目で理解できるように、RFP・RFI・RFQそれぞれの違いを以下のテーブルにまとめました。

このように、まずはRFIで情報を集め、次にRFPで具体的な提案を募り、最後にRFQで明確な金額を出してもらうという流れが一般的です。

プロジェクトの規模や内容に合わせて、これらを上手に使い分けましょう。

なぜ面倒でもRFPを作るのか？RFP作成の2大メリット

RFPを作るには、会社の中の要望をまとめたり書類に落とし込んだりするための時間と労力がかかります。

そのため、「わざわざ作らなくても、口頭やメールで伝えればいいのでは？」と思うかもしれません。

しかし、面倒な手順を踏んででもRFPを作成することには、ビジネスを成功させるための非常に大きなメリットが2つあるのです。

①ベンダーから、的外れな提案が来るのを防げる

1つ目のメリットは、発注先となるベンダー（協力会社）から、自社の目的とはかけ離れた提案をされるリスクをなくせることです。

口頭だけの説明では、相手の解釈次第でまったく異なるシステムやサービスを提案されてしまうことがあります。

RFPとして文章で明確に提示することで、すべてのベンダーが同じ前提条件で、精度の高い具体的な提案を作成できるようになります。

②社内の「そもそも何がしたいんだっけ？」が整う

2つ目のメリットは、書類を作成する過程で、自社内の意見や目的を綺麗に整理できることです。

サービスの発注では、部署ごとに「あれもやりたい」「これも必要だ」と要望がバラバラになりがちです。

RFPを作るために議論を重ねることで、プロジェクトの本当のゴールがどこにあるのかを社内ですべて統一できます。

RFP作成時に欠かせない項目3選

RFPを実際に作成するとき、どのような内容を書けばよいのか迷ってしまう初心者の方も多いでしょう。

Excel（エクセル）やWord（ワード）を使って書類をまとめる際は、以下の3つの項目を必ず盛り込むようにしてください。

これらを押さえるだけで、ベンダーが提案を考えやすくなります。

①背景・目的（なぜこのシステム・プロジェクトを行うのか）

なぜそのシステム開発やサービスの発注を行うのかという、プロジェクトの出発点を書きます。

たとえば、「現状の業務にこのような課題があり、それを解決するためにこのプロジェクトを立ち上げた」という経緯を簡潔に伝えてください。

ゴールをあらかじめ共有することで、ベンダーも的外れな提案をしにくくなります。

②提案依頼事項（機能要件・非機能要件・スケジュール）

ベンダーに具体的に何をしてほしいのかをまとめる項目です。

IT系であれば画面に必要な「機能要件」や、セキュリティなどの「非機能要件」を記載します。

建築系や業務委託であれば、対応してほしい作業範囲や、いつまでに納品してほしいかというスケジュールを分かりやすく箇条書きなどで示しましょう。

③選考基準・予算（どうやってベンダーを選ぶのか・いくらなのか）

提案を受け取ったあと、どのような基準で発注先を決定するのかをあらかじめ伝えます。

また、予算の上限についても可能な限り記載してください。

予算が明確であれば、ベンダーもその金額の範囲内で実現できる、最も効果的なプランを提案しやすくなります。

RFP作成の3ステップ

RFPの2大メリットと書くべき項目が分かったところで、次は具体的な作成手順を見ていきましょう。

難しく考える必要はありません。はじめて書類を作る方でも、次の3つのステップを順番に進めていけば、実務で十分に使えるしっかりとしたRFPを完成させることができます。

①ありのままの現場の不満・要望を集める

まずは、実際にシステムやサービスを使う現場の社員から、日ごろの業務における不満や「こうなったらいいな」という要望をすべて集めましょう。

この段階では、内容を綺麗に整える必要はありません。現場の生の声を漏らさずにすくい上げることが、本当に役立つ仕組み作りの第一歩となります。

②集めた要望を“絶対必要なこと”と“できれば”で分ける

とはいえ、現場から集まったたくさんの要望をそのままベンダーに渡してはいけません。

本来の目的がわかりにくくなるだけでなく、すべてを叶えようとすると、コストがいくらあっても足りなくなるためです。

集めた要望は、“絶対に実現したいこと（Must）”と“予算に余裕があれば対応したいこと（Want）”の2つに分けてみましょう。

③構成要素に沿ってまとめる

要望の仕分けが終わったら、先ほど紹介した3つの項目（背景・目的、提案依頼事項、選考基準・予算）に沿って、内容を書類に落とし込んでいきます。

最初から完璧なものを作ろうとせず、まずはA4の用紙2〜3枚程度に簡潔にまとめることを意識してください。

最終的には、ベンダーの立場に立って「わかりやすいか」「読みやすいか」といったことに注力しながらRFPを作成すると、お互いにとって有益な書類になるはずです。

ビジネス現場で起こりがちなRFPの失敗と対策

RFPを丁寧に作ったつもりでも、実際のビジネスの現場では、思わぬ落とし穴にハマってしまうことがあります。

とくに、はじめて発注業務を担当する方がやってしまいがちな、よくある2つの失敗例とその対策をまとめました。

これらをあらかじめ頭に入れておくことで、大きなトラブルを回避できます。

①「あれもこれも」と要望を詰め込みすぎて、予算を大幅に超える

現場の意見を大切にするあまり、すべての要望をRFPに詰め込んでしまう失敗です。

ベンダーから届いた提案書を見て、見積もり金額が予算を大幅に超えていて驚くケースは少なくありません。

対策として、ステップ②で行った「絶対必要なこと」の優先順位を厳守し、予算の範囲に収まる現実的な依頼内容に絞り込みましょう。

②ベンダーを信用しすぎて丸投げし、自社にノウハウが残らない

「専門家だからお任せすれば安心だろう」と、RFPの作成や要件定義をベンダーに丸投げするのはおすすめできません。

なぜなら、これを行うと、自社の業務プロセスを相手に握られてしまい、将来的なシステムの変更や運用の見直しが自社で一切できなくなるからです。

主導権は常に自社が握り、あくまでも協力してもらう、という姿勢を忘れないでください。

知っておくと差がつく、そのほかのR系ビジネス用語

IT業界や大規模なプロジェクトの現場では、RFIやRFPのほかにも、頭文字に「R」がつく専門用語が登場することがあります。

これらを知っておくと、協力会社のエンジニアや専門スタッフとの会話がスムーズになり、ビジネスパーソンとして一歩リードできます。

これまでに登場した用語も含めて、実務で使われる「R系ビジネス用語」のすべてを以下のテーブルにまとめました。頭の中を整理するためのチェックリストとして活用してください。

ここからは、新しく登場した3つの用語について、それぞれの特徴をさらに詳しく解説します。

RFT（入札依頼書）

RFTは、あらかじめ決まった要件に対して、ベンダーに入札を求めるための書類です。

主に官公庁の案件や、大規模な建設工事、国際的なIT調達などで使われます。

金額や条件の競争を行わせるための仕組みであり、一般的な民間企業の通常のサービス発注ではあまり使われません。

RFO（供給依頼書）

RFOは、特定の製品やサービスを供給してほしいときに、その条件を提示して依頼する書類です。

資材の調達や、海外のベンダーと取引を行う際によく見られます。

RFPよりも依頼する内容が具体的で、定型的な取引を開始する前段階で交わされることが多い用語です。

RFC（変更要求書）

RFCは、すでに稼働しているシステムや進行中のプロジェクトにおいて、仕様や運用の変更を正式に依頼するための書類です。

Web（ウェブ）サービスの開発や、ITの運用保守に関する国際的なガイドラインなどでよく使われます。

トラブルを防ぐために、変更内容や影響を記録する大切な役割を持っています。

記事のまとめ：それぞれの役割を理解して、プロジェクトを成功に導こう

RFP（提案依頼書）は、自社の想いや課題をベンダーに正確に伝え、プロジェクトを成功させるための手紙のようなものです。

RFIやRFQ、さらにIT業界などで使われる専門用語の役割をしっかりと理解することで、外部の協力会社と対等でスムーズなコミュニケーションが取れるようになります。

まずは完璧を目指さず、現場の声を整理することから始めて、一歩ずつ充実したビジネスを進めていきましょう。

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